0

مدیریت و کنترل پروژه

مبانی برنامه ریزی و کنترل در پروژه های نفت و گاز و آشنایی با وظایف بخش DCC (مرکز کنترل اسناد)

اسفند ۱۴, ۱۳۹۵ در ۶:۱۶ ب.ظ


چکیده:

دوره آنلاین طراحی نیروگاه با نرم افزار ThermoFlow
دوره آنلاین طراحی سه بعدی واحدهای فرایندی با نرم افزار PDMS
دوره آنلاین شبیه سازی مخازن نفت با نرم افزار Eclipse

امروزه از دغدغه های کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه ها آشنایی با مفاهیم و تکنیک های کاربردی برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد. در این میان خلاء آشنایی این افراد با تجهیزات صنعتی به کار رفته در پروژه ها به شدت احساس می شود .


امروزه در تمامی طرح ها و پروژه های عمرانی مبانی مشترکی وجود دارد که بطور معمول دارای تمایزات و تفاوت هایی هستند که هر چند کم و کوچک به نظر می رسد اما همین تمایزهای کوچک گاه چنان اهمیت پیدا میکند که انجام عملیاتی واحد و مشابه در دو پروژه از دو صنعت مختلف کاملاً تخصصی شده و نیازمند تخصص و تجربه در همان عملیات ، خاصه در پروژه های مشابه خواهد بود.

با این پیش گفتار به بحثی ورود میکنیم که نقطه مشترک تمامی طرح ها و پروژه های عمرانی ست ، اما در هر صنعتی مشخصه های مخصوص به خود را دارد، “برنامه ریزی و کنترل پروژه” . با این خصیصه بسیار مهم که ما این عملیات را بصورت خاص در پروژه های صنعت نفت و گاز مورد بحث و بررسی قرار می دهیم.

لازم به توضیح است برنامه ریزی و کنترل پروژه در طرح ها و پروژه های مختلف به دو صورت متمرکز و غیر متمرکز اعمال می شود. پروژه های متمرکز به پروژه هایی اطلاق می شود که تمام مراحل طراحی تا اجرای آن در داخل سازمان و با اتکا به نیروهای درون سازمان انجام می شود. در مقابل پروژه های غیر متمرکز به پروژه هایی اطلاق می شود که تمامی یا قسمتی از مراحل طراحی، اجرا و نظارت آن توسط پیمانکاران خارج از سازمان انجام می شود. کنترل پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک های خاص خود در انجام این مهم کمک می گیرد.

 در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی و در هنگام تعریف پروژه از همان ابتدا تیم کنترل پروژه به عنوان یکی از ارکان اصلی فعالیت خود را شروع می نماید.

 


DCC

مقدمه:

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه میتوان به فعالیت های بخش مربوط به DCC اشاره کرد.

تعداد بالای مدارک و نقشه ها در پروژه های بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد. کنترل پروژه فاز طراحی پروژه ها، بدون کنترل، ثبت و ردیابی مناسب مدارک نمی تواند انجام شود.

يكي از بخشهايي كه طي سالهاي اخير در شركتهاي نفت و گاز و پتروشيمي ، فولاد و… مورد توجه زيادي قرار گرفته است بخشي تحت عنوان DCC و يا مركز كنترل اسناد و مدارك پروژه مي باشد. در حقيقت واحد DCC كليه مراحل چرخه توليد مدارك مهندسي پروژه را از آغاز طراحي تا نهايي شدن و بايگاني آن را ثبت و نظارت ميكند.

مرکز کنترل اسناد یا کنترل مدارک یا (DCC: Document Control Center)، نقش مهمی را در این خصوص، ایفا می کنند. به منظور ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد،  کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

 بخش DCC یا همان Document Control Center (مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه) کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت میکند.

همه پروژه های عمرانی از جمله طرح های نفت، گاز و پتروشیمی به چند فاز تقسیم می شود: مهندسی، خرید و ساخت (اجرا) یا همان Engineering, Procurement & Construction که در اصطلاح به آن EPC گفته میشود. هرچند که در برخی پروژه ها راه اندازی (Commissioning) که معمولاً در دل بخش اجرا گنجانده می شود راهم جداگانه لحاظ می کنند و به عبارتی پروژ به صورت EPCC در نظر گرفته می شود. که البته امروزه بیشتر بصورت جدا آنرا در نظر میگیرند ، که همین امر باعث تاسیس شرکتهای تخصصی در این زمینه ، راه اندازی، گردیده (از جمله شرکت اویکو OICO ، که بطور تخصصی صرفاً به انجام بخش راه اندازی طرح ها و پروژه های عمرانی می پردازد).

مديريت مهندسي پروژه و سامانه DCC

در پروژه هاي از نوع ساخت که داراي فاز مهندسي هستند مخصوصا پروژه هايي که به روش EPCانجام مي پذيرند اگرچه تهيه اسناد مهندسي و گذر از اين فاز، وزن زيادي از پروژه را به خود اختصاص نمي دهد اما تقدم اين فاز و همچنين ريسک خيز بودن اقلام قابل تحويل آن که محدوده اجرايي پروژه را نمايش مي دهند اهميت زير پروژه مهندسي را دوچندان مي کند.

عموما در پروژه هايي از اين نوع، براي مديريت مستقل و تخصصي پيشرفت فيزيکي تکميل اقلام قابل تحويل فاز مهندسي يعني اسناد و مدارک پروژه، سامانه اي را تحت عنوان مرکز کنترل اسناد يا Document Control Centerتعبيه مي نمايند. اين سامانه به برنامه ريزي و کنترل فرايند تکميل اسناد مهندسي مي پردازد.

معمولا فعاليتهاي اين زير پروژه بر اساس man hourوزن بندي مي شوند و متناسب با workflowاسناد و مدارک، در هر ويرايش از آنها پيشرفت مشخصي را تجربه مي نمايند. ويرايشهاي IFC، IFAو AFCهمانند قابليت Stepنرم افزار Primavera P6  است اگر تهيه هر سند مهندسي را يک Activityفرض کنيم.

نرم افزارهايي که در اين حوزه استفاده مي شوند MS Excel، MS Access، Primavera Contract managementيا Expeditionو اخيرا Primavera unifierاست. براي پروژه هايي که داراي تعدد اسناد فني و مهندسي هستند و نياز به گزارش گيري حرفه اي دارند پيشنهاد من نرم افزار MS Accessاست زيرا در يک فضاي اطلاعاتي سه بعدي، و با کمترين پيچيدگي ممکن گزارشات حرفه اي و با اثر بخشي اطلاعاتي بالا ارائه مي نمايد که در نرم افزارهاي ديگر حصول آن نيازمندي پيچيدگي بيشتري است.

مثلا گزارشي که در آن وضعيت اسناد ديسيپلين الکتريکال و MRهاي مربوطه را که بيش از يک بار IFCشده اند و بيش از يک هفته نيز از commentکارفرما و ناظر مهندسي مي گذرد اگر قرار باشد با MS Excelتوليد شود مطمئنا بدليل دو بعدي بودن فضاي اطلاعاتي اين نرم افزار پيچيدگي محاسباتي بالايي دارد و اگر از Expeditionاستفاده شود بايد با نرم افزار جانبي خود که همانند MS Accessساختار بندي شده است و اطلاعات را از يک بانک اطلاعاتي دريافت و آن را پردازش مي کند اين کار انجام پذيرد. Expeditionبه خودي خود قابليت ويرايش اطلاعات را ندارد.


کنترل پروژه فاز مهندسی مطابق با فهرست زیر انجام می پذیرد:

Master Document List (MDL)

Work Breakdown Structure (WBS)

Master Document Register (MDR)

Document Status

Transmittal

Comment Sheet

Document Control

Progress Control

Reports

Delay Analyze

مدرک MDL

مدرک MDL توسط مشاور مهندسی یا واحد مهندسی شرکت تهیه و در اختیار DCC قرار می گیرد.

 این مدرک که عمدتاً به صورت فایل می باشد شامل لیست مدارک به تفکیک دیسیپلین و نوع مدرک و همچنین نفر/ساعت تخمینی تولید مدارک می باشد. اولین نیازمندی بخش کنترل پروژه در فاز مهندسی MDL است که آن را از DCC دریافت می نماید.

 

ساختار شکست کار (WBS) یا Work Breakdown Structure

این مدرک در فاز مهندسی بر اساس MDL تهیه می گردد.

کاربرد این واژه که در بر گیرنده یک ابزار کارآمد در سیستم های کاری مختلف است، تسهیل کننده و سازماندهی کننده در انجام یک پروژه، یک موضوع، و یا یک فعالیت است. بدین صورت که آن مقوله را در سطوح مختلف تقسیم بندی می کند، و به عبارتی یک انسجام ذهنی در مورد موضوع ایجاد می کند. به زبان دیگر به این کار پیکربندی پروژه یا موضوع می‌گویند، که شامل یکسری موضوعات یا فعالیتهای اصلی، و مجموعه ای از ریز موضوعات یا ریز فعالیت ها می باشد. با استفاده از این پیکربندی میتوان اولاً شمایی کلی از موضوع یا پروژه را مشاهده کرده و ثانیاً به کمک آن نواقص و کمبودها و اضافات را پیدا کرده و آنرا اصلاح کرد. به این ساختار شکست کار، درختواره موضوع نیز می توان گفت.

عبارت MDR یا Master Document Register

مشخصات اصلی این مدرک :

  • تعریف MDR در سیستم به تفکیک پروژه و زیر پروژه و امکان دسترسی پیمانکاران جزء به مدارک مرتبط
  • کنترل زمانبندی تولید مدارک و اعلام اخطار در صورت تأخیر
  • تعیین ویرایش داخلی و خارجی مدارک به صورت اتوماتیک جهت جلوگیری از تکرار و یا جا افتادن یک ویرایش
  • گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین ها قبل از صدور نهایی ترانسمیتال
  • صدور و توزیع مدارک از طریق سیستم به همراه تولید اتوماتیک ترانسمیتال
  • توزیع مدارک طبق مسئوولیت های تعریف شده
  • بررسی و اظهار نظر روی مدارک از طریق سیستم
  • محاسبه لحظه ای پیشرفت مدارک مهندسی براساس وزن مدارک و مقایسه با پیشرفت برنامه ای
  • آرشیو کامل مدارک و ترانسمیتال ها
  • کنترل و آماده سازی اتوماتیک بسته های خرید
  • اطلاع رسانی تغییرات در ضمائم بسته های خرید از طریق سیستم های خرید و پیشبرد کالا

 آیتم Document Status

این قسمت مشخص کننده وضعیت مدارک پروژه می باشد.به طور مثال وضعیت مدارک  از نظر :  Commented , Rejected , Approved as Note , Approved بودن را میتوان در این قسمت مشخص نمود.

 آیتم Transmittal

این آیتم برگه ای است که معمولا دارای فرمت جدولی است که حاوی اطلاعات کلی از مدارک ارسالی از سوی پیمانکار یا مشاور طراح به کارفرما می باشد. معمولا اطلاعات زیر در آن اشاره می شود:

شماره و تاریخ ترنسمیتال

نام مدرک

کد مدرک

تعداد نسخ مدرک

شماره نسخه مدرک

نوع مدرک

وضعیت مدرک (برای اظهار نظر، تائید شده و …)

تهیه کننده و تائید کننده مدرک

افراد یا بخش های گیرنده مدرک

 آیتم Comment Sheet

برگه ای که در آن وضعیت مدارک ارسالی از مهندس مشاور توسط تیم کارفرما با عنوان هایی همچون Commented , Rejected , Approved as Note , Approved مشخص و توضیحات لازم اصلاحی مربوط به هر مدرک در آن قید و مجددا برای مهندس مشاور برای اعمال بر روی مدرک ارسال شده فرستاده  می شود.

 آیتم Document Control

این آیتم در واقع در همان بخش DCC مطرح میشود به عبارتی یعنی مرکز (بخش) کنترل مدارک (Document Control Center – DCC)

آیتم Progress Control

تیم کنترل پروژه موظف است کلیه برنامه های زمان بندی شده را در نرم افزار MS Project آورده و طبق آن پیشرفت هر آیتم را کنترل کند.

آیتم Reports

گزارش هایی که تیم کنترل پروژه با توجه به پیشرفت های پروژه که در برنامه زمان بندی تدوین شده در هر لحظه از اجرای پروژه می توانند بگیرند.این گزارش ها می تواند روزانه و هفتگی و ماهانه و یا سالیانه باشد.

آیتم Delay Analyze

از عمده مشکلات بارز در اجرای پروژ ه ها، تأخیرات پروژه می باشد، به طور کلی تأخیر هرگونه عدول از توافقات زمانبندی شده متأثر از عوامل درونی و بیرونی سیستم می باشد که بعضاً باعث ایجاد مشکلاتی برای صاحب قرارداد (کارفرما) و مجری (پیمانکار) می گردد

 تأخیر: هرگونه عدول از توافقات زمانبندی شده متأثر از عوامل درونی و بیرونی سیستم را تاخیر می نامیم.

تأخیرات پروژه: اختلاف بین زمان پیش بینی شده برای تکمیل پروژه و زمان واقعی تکمیل آنرا تأخیر پروژه گویند. این تأخیر با مجموع تأخیرات فعالیتهای موجود بر مسیر های بحرانی برابر خواهد بود.

آنالیز تأخیرات پروژه: شناسایی، بررسی و تجزیه و تحلیل عوامل ایجاد کننده تاخیرات، منشأ بروز تأخیرات و نقش هر کدام در تأخیر کل پروژه را آنالیز تاخیرات می نامیم.

منتشر شده در نشریه پترو طرح مبنا


دریافت فایلهای آموزشی

۱- دانلود فایل تدوين برنامه زمانبندي يكپارچه در پروژه هاي نفت و گاز EPC- مهندس علی ترکمانی

۲- برنامه ريزی و کنترل پروژه کاربردی در پروژه های مهندسی- مهندس پهلوان

۳- نگاهی بر گردش کار کنترل اسناد (DCC)- علی رحمتی توکل- ۱۰ صفحه-PDF

۴- فلوچارت ارسال مدارک به کارفرما

۵- مشاهده همه مطالب مرتبط با مدیریت و کنترل پروژه های نفت و گاز

۶– دانلود کتب انگلیسی مدیریت و کنترل پروژه

۷– دانلود کتب انگلیسی مدیریت پروژه و قراردادها


معرفی کتاب:

۱- کتاب برنامه ریزی و کنترل پروژه کاربردی صنایع نفت و گاز

مباحث و سرفصل ها

فصل ۱ :    فاز برنامه ریزی Planning

ساختار پروژه ها – ایجاد یک پروژه جدیدی- تقویم پروژه – ساختار شکست کار یا wbs – مبنا بودن تحویل شدنی ها – یک تکنیک کاربردی – رویکرد دو – و 

فصل ۲ :    تولید ابزارهای کنترل پروژه

ساختار شکست هزینه و محاسبه ضریب وزنی فعالیت ها – پروژه مهندسی – محاسبه تاریخ های برنامه ای ارائه نسخه های مدارک – محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای مدارک – بانک اطلاعاتی DSR

فصل ۳ :    کنترل پروژه فاز tRACKING

بانک اطلاعاتی PSR – تکنیک های جمع آوری اطلاعات از سطح کارگاه – گزارش درصد پیشرفت واقعی پروژه اجرا به تفکیک سطوح – تهیه BASLINE از پروژه 

فصل ۴ :    پیوست

آشنائی با اصطلاحات کلیدی – انواع قرارداد – انواع قراردادها – ایجاد جدول اطلاعات

مولف            :      مهندس بابک نیک پور

ناشر            :       پندارپارس

لینک خرید از وبسایت ناشر


۲- هندبوک مدیریت پروژه های نفت، گاز و پتروشیمی


برچسب‌ها


آموزشهای مرتبط زیر را نیز حتما مطالعه نمایید:

ما به نظرات پیشنهادی، انتقادی و حمایتی شما نیاز داریم، چند کلمه برایمان بنویسید: